Facturas de contado LOPD


([N1] wikan) #1

Buenas tardes.

Tengo una duda y como nos dedicamos a esto la planteo aquí. Cuando un cliente nos pide una factura a su nombre pero sabemos que es una persona de paso y normalmente lo facturamos al cliente de contado.

¿Como debemos tratar sus datos?
¿Es válido?, rellenar sus datos por ejemplo en variables, imprimir el informe y así su información personal no queda registrada en nuestra aplicación por lo que no incumplimos la LOPD.

Otro ejemplo sería, un cliente quiere una factura a su nombre pero haciendo ejercicio de sus derechos no quiere que sus datos queden almacenados, habría que hacer lo anterior. Rellenar, imprimir y que desaparezcan.

Pero, la duda que me surge, de esta manera no podríamos imprimir esa misma factura a posteriori ya que no hemos guardado la información, ¿estaríamos incumpliendo algo?

Gracias y disculpad el off topic


([N1] lrubipe) #2

Hola Wikan.

“Cuando un cliente nos pide una factura a su nombre pero sabemos que es una persona de paso y normalmente lo facturamos al cliente de contado. “

Cuando un cliente nos pide una factura:

http://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio_es_ES/Segmentos/Empresas_y_profesionales/Empresas/IVA/Obligaciones_de_facturacion/Obligacion_de_facturar.shtml

http://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio_es_ES/Segmentos/Empresas_y_profesionales/Empresas/IVA/Obligaciones_contables_y_registrales_en_el_IVA/Libro_registro_de_facturas_expedidas_.shtml

Sus datos tienen que quedar disponibles para elaborar el registro de facturas expedidas durante el tiempo que la legislación fiscal y mercantil estipulen. O para emitirle una copia de factura si la pide a los dos años… o a los cuatro.

Independientemente de ello, efectivamente, se puede decidir que contablemente el importe facturado y su correspondiente cobro, aparezcan en una cuenta de clientes varios, sean contado o no y sean contado efectivo o no.

La cuestión es que estamos tratando una venta esporádica de alguien persona física que lo normal sea que no vaya a comprar mas.

“¿Como debemos tratar sus datos?

¿Es válido?, rellenar sus datos por ejemplo en variables, imprimir el informe y así su información personal no queda registrada en nuestra aplicación por lo que no incumplimos la LOPD. “

Tiene que haber un alta en el registro de IVA de facturas expedidas. Ese registro debe poder elaborarlo el usuario cuando precise y la administración tributaria es lo primero que va a pedir en una comprobación de IVA o en una inspección… Ademas, es un registro obligatorio, por lo que no hay nada que discutir.

Y por el bien del cliente, y por el buen nombre del programa, mas vale que en esos registros aparezcan todos los datos obligatorios.

Si como has planteado, contablemente y a nivel de gestión comercial no se crea cuenta especifica para el, sus datos no van a estar almacenados (no va a existir propiamente una ficha de cliente).
Si no hay ficha de cliente, no va a salir en ninguna acción comercial .

“Otro ejemplo sería, un cliente quiere una factura a su nombre pero haciendo ejercicio de sus derechos no quiere que sus datos queden almacenados, habría que hacer lo anterior. Rellenar, imprimir y que desaparezcan. “

Me reitero. Si tu frase final fuese un proceso, faltaría una linea en el lugar que consideres mas adecuado y sobraria “que desaparezcan”:

Rellenar, imprimir, cumplimentar registro de IVA de facturas expedidas (persistente en disco) y llevar contablemente a clientes varios, sin crear ficha de cliente en gestión.

Como consigues eso programando, tu eres un crack y seguro lo sabes hacer perfectamente. Infinitamente mejor que yo ! :slight_smile:

“Pero, la duda que me surge, de esta manera no podríamos imprimir esa misma factura a posteriori ya que no hemos guardado la información, ¿estaríamos incumpliendo algo? “

Espero haberte ayudado a ver clara la respuesta.

Saludos.


([N1] wikan) #3

Buenas @Irubipe.

Antes que nada muchas gracias por contestar.

A ver si te he entendido, lógicamente tenemos que generar el registro de IVA, de la factura pero…podría ir a la cuenta de cliente varios, cliente de contado,etc? como queramos llamarlo.

Básicamente mi duda surge por negocios tipo comercios, que incluso normalmente las ventas facturas simplificadas (tickets) y un cliente determinado nos pide poder justificar esa compra y que salgan sus datos. Y ahí surge mi duda, si puede imprimir un documento con sus datos aunque internamente se trate como un “cliente de contado”.

Y es dónde salta la otra duda, si lo hacemos así. Como dices, no podría volver a imprimir o generar esa factura idéntica por que no he guardado la información.

Veo que según como actuemos, podemos incumplir con la LOPD o con Hacienda.


([N1] lrubipe) #4

Hola Manuel.

De nada. Un honor poder aportar algo en este gran foro.

Si, podria ir a la cuenta de clientes varios si así se decide.

El registro de IVA en este caso, no se cumplimentaría con la información que existiese en la tabla de clientes, sino como bien dijiste al principio, con el contenido de las variables que recogen los datos necesarios para expedir la factura y que se cumplimentarían cuando se están recogiendo los mismos para generarla… en mostrador con la persona delante cantándolos, vaya.

De esta forma:

El Name y CIF de la tabla de clientes sigue siendo “Clientes varios” y CIF el que sea o en blanco y

el Name y CIF de la tabla del registro de IVA, contiene el de la persona a la que se le emitió la factura y que se alimentó con variables en el momento de generarla.

Parece que como dices, vamos a incumplir con uno o con otro… pero no.

Veamos que entiende la normativa por cancelación del registro:

Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.

Artículo 5 Definiciones

  1. A los efectos previstos en este reglamento, se entenderá por:
    a) Afectado o interesado: Persona física titular de los datos que sean objeto del tratamiento.
    b) Cancelación: Procedimiento en virtud del cual el responsable cesa en el uso de los datos. La cancelación implicará el bloqueo de los datos, consistente en la identificación y reserva de los mismos con el fin de impedir su tratamiento excepto para su puesta a disposición de las Administraciones públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento y sólo durante el plazo de prescripción de dichas responsabilidades. Transcurrido ese plazo deberá procederse a la supresión de los datos.

Habría que bloquearse la ficha… con posibilidad de desbloqueo en los casos tipificados en este artículo…

En mi opinión, actuando así no se incumple ninguna normativa.

Un saludo.

Luis.


([N1] lrubipe) #5

Por último, te mando el art. 16.3 de la LOPD que habla del derecho de rectificación y cancelación.

Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Artículo 16 Derecho de rectificación y cancelación

  1. El responsable del tratamiento tendrá la obligación de hacer efectivo el derecho de rectificación o cancelación del interesado en el plazo de diez días.

  2. Serán rectificados o cancelados, en su caso, los datos de carácter personal cuyo tratamiento no se ajuste a lo dispuesto en la presente Ley y, en particular, cuando tales datos resulten inexactos o incompletos.

  3. La cancelación dará lugar al bloqueo de los datos, conservándose únicamente a disposición de las Administraciones públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento, durante el plazo de prescripción de éstas. Cumplido el citado plazo deberá procederse a la supresión.

  4. Si los datos rectificados o cancelados hubieran sido comunicados previamente, el responsable del tratamiento deberá notificar la rectificación o cancelación efectuada a quien se hayan comunicado, en el caso de que se mantenga el tratamiento por este último, que deberá también proceder a la cancelación.

  5. Los datos de carácter personal deberán ser conservados durante los plazos previstos en las disposiciones aplicables o, en su caso, en las relaciones contractuales entre la persona o entidad responsable del tratamiento y el interesado.


([N1] wikan) #6

@lrubipe muchísimas gracias, me ha quedado perfectamente claro.

Ahora solo falta decirselo al cliente para que se lo explique a sus clientes. Pero con su referencias queda perfectamente y legalmente explicado.

PD: Todo tenemos algo que aportar, en este caso ha sido de gran ayuda.